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Contesto e obiettivo
Il cliente è una società di amministrazione condominiale che gestisce ogni giorno la comunicazione operativa con condomini, fornitori e proprietari. Il team gestisce un alto volume di email e usa Google Drive per archiviare fatture, verbali di assemblea, regolamenti condominiali, documenti tecnici e lo storico delle comunicazioni.
L’obiettivo: ridurre il tempo speso a cercare le informazioni giuste e migliorare la qualità delle risposte, mantenendo il pieno controllo umano sulle risposte più delicate.
L’obiettivo: ridurre il tempo speso a cercare le informazioni giuste e migliorare la qualità delle risposte, mantenendo il pieno controllo umano sulle risposte più delicate.
La sfida
Il problema principale non era scrivere le email. Il vero collo di bottiglia era recuperare rapidamente il contesto corretto.
La maggior parte delle richieste in arrivo richiedeva di:
La maggior parte delle richieste in arrivo richiedeva di:
-
Trovare documenti specifici in Drive (fatture, verbali, regolamenti, avvisi)
-
Controllare i thread email precedenti con lo stesso mittente
-
Identificare il condominio corretto da riferimenti parziali (indirizzo, numero di interno, codice interno)
-
Preparare una risposta sicura e professionale, senza tralasciare dettagli né fare supposizioni
La soluzione
Abbiamo implementato un assistente human-in-the-loop basato sulle integrazioni di Google Workspace e su un LLM (Gemini / Vertex AI). Il sistema supporta il team dell’ufficio analizzando le email in arrivo, cercando in Gmail e Drive il contesto rilevante e preparando le bozze di risposta.
Le email non vengono mai inviate in automatico: le bozze vengono create per la revisione e l’approvazione del team.
Componenti principali:
Integrazione con Gmail per leggere i messaggi in arrivo, classificarli e generare le bozze
Integrazione con Drive per cercare e leggere i file rilevanti, anche in strutture di cartelle non lineari
Estrazione delle entità per individuare indirizzi, numeri di fattura, nomi degli stabili e riferimenti chiave
Regole di sicurezza per escludere newsletter, promozioni e mittenti no-reply
Come funziona la ricerca
Invece di affidarsi a fogli di calcolo rigidi o a indicizzazioni manuali, l’assistente esegue ricerche intelligenti direttamente in:
- Cartelle e documenti di Drive
- Storico dei thread email
- Allegati e schemi ricorrenti nei documenti
Scenari tipici:
- Un fornitore chiede i dettagli di pagamento
> L’assistente recupera fatture, conversazioni precedenti e file collegati.1 - Un condomino chiede un documento specifico
> L’assistente lo trova in Drive e propone il link o l’allegato corretto.2 - Una richiesta non è chiara
> L’assistente prepara una bozza di risposta con 1-2 domande mirate di chiarimento.3
Risultati
L’assistente è diventato uno strumento operativo concreto, una sorta di collega digitale che recupera il contesto e prepara risposte pronte da revisionare.
Vantaggi principali:
-
Forte riduzione del tempo di ricerca manuale
-
Comunicazione più coerente e professionale
-
Meno errori, con richieste di conferma quando le informazioni sono incomplete
-
Workflow scalabile, applicabile a più condomini e strutture di cartelle
Tecnologie utilizzate
Google Workspace (Gmail, Drive)
Automazione con Google Apps Script
Gemini API / Vertex AI
Prompt engineering e regole di sicurezza
Progettazione di workflow human-in-the-loop
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FAQ – Sviluppo AI
No. Prepara bozze di risposta in Gmail da revisionare. I messaggi vengono inviati solo dopo l’approvazione di una persona.
L’assistente estrae dalla richiesta le entità chiave (indirizzo, codici interni, nome del fornitore, numero di fattura) e le confronta con i file di Drive e lo storico email.
La configurazione supporta OpenAI, Google Gemini, Azure OpenAI, Anthropic Claude e, se necessario, modelli self-hosted. La scelta dipende dalla sensibilità dei dati, dal caso d’uso e dalla struttura dei costi.
Sì. Può cercare nelle cartelle di Drive e recuperare i file rilevanti, tra cui fatture, verbali, regolamenti e documenti storici.
Sì. Il workflow include filtri di sicurezza, controllo degli accessi ed esclusioni basate su regole (newsletter, mittenti no-reply, promozioni). Anche la modalità solo bozze riduce i rischi.
Sì. Lo stesso approccio funziona per aziende con molte attività operative, come real estate, facility management, studi legali, studi contabili e team di assistenza clienti.
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