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Contesto e obiettivo
L’obiettivo: ridurre il tempo speso a cercare le informazioni giuste e migliorare la qualità delle risposte, mantenendo il pieno controllo umano sulle risposte più delicate.
La sfida
Il difficile non era scrivere la risposta
Il vero collo di bottiglia era trovare in fretta il contesto giusto. Prima di rispondere, quasi ogni richiesta richiedeva quattro controlli.
Trovare il documento
Una fattura, un verbale di assemblea, un regolamento o un avviso, da qualche parte su Drive.
Controllare le email passate
Le conversazioni precedenti con lo stesso mittente, per sapere cosa era già stato detto.
Capire di quale condominio si parla
Da riferimenti parziali: un indirizzo, un numero di interno, un codice interno.
Rispondere in modo sicuro
Una risposta professionale, senza dimenticare dettagli né fare supposizioni.
L’assistente al lavoro
Da una nuova email a una bozza pronta
Scegli una richiesta tipica e guarda l’assistente trovare il contesto e preparare una risposta. L’ultima parola è sempre del team.
- 1Arriva una nuova emailViene letta e classificata. Newsletter, promozioni e mittenti no-reply vengono esclusi.
- 2Estrae i dettagli chiaveIndirizzo, interno, fornitore, numero di fattura e altri riferimenti.
- 3Cerca in Gmail e DriveConversazioni passate con il mittente, documenti e allegati.
- 4Una bozza attende l’approvazioneViene salvata in Gmail. Nulla parte finché una persona non la approva.
Scenari di esempio. Nomi, indirizzi e documenti sono inventati.
Scenari di esempio. Nomi, indirizzi e documenti sono inventati.
Come è fatto
Un assistente che sa dove cercare
Un assistente human-in-the-loop costruito su Google Workspace e un LLM (Gemini / Vertex AI).
Integrazione con Gmail
Legge i messaggi in arrivo, li classifica e salva le bozze di risposta.
Integrazione con Drive
Cerca e legge i file giusti, anche in strutture di cartelle non lineari.
Estrazione delle entità
Riconosce indirizzi, numeri di fattura, nomi dei condomini e riferimenti chiave.
Regole di sicurezza
Newsletter, promozioni e mittenti no-reply vengono esclusi.
Ricerca senza indicizzazione manuale
Niente fogli di calcolo rigidi: cerca direttamente dove le informazioni sono già.
Approva sempre una persona
Le email non vengono mai inviate in automatico. Il team rivede, modifica e approva ogni bozza.
Risultati
Un collega digitale per l’ufficio
L’assistente è diventato uno strumento pratico di ogni giorno: trova il contesto e prepara risposte pronte da rivedere.
Meno tempo a cercare
Una riduzione significativa del tempo di ricerca manuale.
Risposte coerenti
Comunicazione più coerente e professionale.
Meno errori
Richieste di conferma quando le informazioni sono incomplete.
Pronto a crescere
Lo stesso flusso funziona su più condomini e diverse strutture di cartelle.
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